Man muss kein Prophet sein, um vorhersagen zu können, dass im Straßengüterverkehr dem papierlosen Dokumentenmanagement die Zukunft gehört. Zu groß und zu eindeutig sind die Vorteile der digitalen gegenüber der traditionellen Dokumentenverwaltung. Um diese Vorteile vollumfänglich zu erfassen, lohnt sich zunächst ein Blick auf das traditionelle Dokumentenmanagement bei Ladungsverkehren auf der Straße. In der Regel bekannt als: Papierkrieg.

Aktenordner im Regal

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Wie sich das traditionelle Dokumentenmanagement im Straßengüterverkehr buchstäblich verzettelt

Die Zettelwirtschaft beginnt, noch ehe die Ware auf der Straße ist. Selbst wenn Angebote telefonisch eingeholt werden, bedarf spätestens die Angebotsbestätigung der Schriftform. Doch damit endet das Zettelwesen nicht: Das verladende Unternehmen erstellt einen Lieferschein, die Spedition den Frachtbrief. Letzteren gibt es üblicherweise in dreifacher Ausfertigung. Nach der Verladung erhält der Fahrer den Lieferschein. Auf dem Frachtbrief wird die Verladung dokumentiert. Eine Ausfertigung des Frachtbriefs bleibt an der Beladestelle mit Unterschriften des Verladers und des Fahrers.

Um sich unterwegs als rechtmäßiger Transporteur der Ware ausweisen und später die Ablieferung dokumentieren zu können, nimmt der Fahrer den Lieferschein sowie zwei Ausfertigungen des Frachtbriefs mit auf seine Fahrt. Die erfolgte Entladung der Waren wird durch Unterschrift (oder einem Stempel) vom Lademeister an der Entladestelle auf dem Frachtbrief bestätigt. Eine Ausfertigung des Frachtbriefs bleibt mit den Unterschriften des Fahrers, Versenders und Empfängers an der Entladestelle. Der Fahrer behält die dritte Ausfertigung des Frachtbriefs und des Lieferscheins. Nachdem der Fahrer seine Tour (am Ende des Tages oder auch erst nach Wochen) beendet hat, bringt er alle Frachtbriefe und Lieferscheine ins Büro seines Disponenten. Erst wenn alle Transportdokumente mit Unterschriften vorliegen und somit der Beweis da ist, dass die Ware ausgeliefert wurde, kann endlich die Rechnung erstellt werden.

Frachtbrief und Lieferschein müssen nun noch für die elektronische Dokumentenverwaltung eingescannt werden. Die Originale gehen mit der Rechnung per Post an den Auftraggeber (Spedition). Dieser scannt Rechnung, Lieferschein und Frachtbrief ebenfalls ein und erstellt nun seinerseits eine Rechnung, die er - meist zusammen mit den Lieferpapieren – an seinen Auftraggeber sendet. Sobald der Auftraggeber die Rechnung per Post erhalten hat, beginnt das Zahlungsziel. Der Auftraggeber ordnet die Rechnung seinem internen Auftrag zu, scannt diese ein und bewahrt die Rechnung gesetzeskonform zehn Jahre lang auf. Puh. Erstmal Luft holen!

Papierloses Dokumentenmanagement spart Zeit und damit Kosten

Im papierlosen Dokumentenmanagement wie es Frachtraum als digitale Spedition anbietet, wird auf Zettelwirtschaft komplett verzichtet. Alle für den Transport relevanten Papiere wie Frachtbriefe, Transportaufträge oder Rechnungen werden digital als "elektronisches Dokument" geführt.

Das ermöglicht es, schon bei der Auftragsbuchung Zeit und Kosten zu sparen. Auftragsangebote müssen nicht erst per Telefon, Fax oder E-Mail umständlich eingeholt werden, sondern können bequem per Knopfdruck gebucht werden. Auch Speditionsverträge lassen sich im gleichen System anpassen und im digitalen Format versenden. Der Frachtführer kann nun den Auftrag ebenfalls per Knopfdruck auf den Fahrer disponieren. Dieser erhält alle auftragsrelevanten Details auf sein Smartphone (oder Tablet).

Digitale, papierlose Logistik ermöglicht den Informationsfluss in Echtzeit

Über das digitale Transportjournal von Frachtraum sind Verlader, Spedition und Frachtführer stets über den aktuellen Status des Transportes auf dem Laufenden, ohne jeweils direkt miteinander kommunizieren oder gar Papiere hin- und herschicken zu müssen. Alle Transportdokumente, inklusive Anmerkungen über Beschädigungen oder ähnliches, sind online sofort einsehbar. An den Be- und Entladestellen werden die Ladezeiten sowie der Gefahrenübergang jeweils per digitaler Unterschrift bestätigt. Sobald diese Unterschriften getätigt sind, sind sie auch schon im Transportjournal zu sehen. Der Transport wird so komplett transparent. Telefonate, um den Ort der Ware zu erfragen und wann mit der Lieferung zu rechnen ist, werden überflüssig.

Wurde die Ware entladen und die Entladung bestätigt, erfahren Verlader und Spedition von der damit erfolgreichen und auftragsgerechten Auslieferung in Echtzeit. Die Rechnung für den Transport kann nun ohne Verzögerung erstellt und dem Frachtzahler digital zugesendet werden. Ein Nachfragen oder Abwarten über eventuelle Änderungen in der Rechnung, die sich etwa durch Beschädigungen des Transportguts ergeben, ist im papierlosen Dokumentenmanagement nicht mehr notwendig. Beschädigungen oder Änderungen in der Verlademenge können vom Frachtführer schriftlich und sogar per Foto im digitalen Transportjournal kenntlich gemacht werden.

Frachtraum Transport Journal

Das gleiche Prozedere gilt für den Palettentausch. Auch dieser wird an den Be- und Entladestellen digital dokumentiert. Das separate Ausfüllen eines Palettenscheins sowie die Zuordnung, das Einscannen und die Aufbewahrung der Palettenscheine entfällt.

Das papierlose Dokumentenmanagement punktet auch bei der Archivierung von Dokumenten

Für Dokumente im Transportwesen gelten im Wesentlichen die folgenden drei Aufbewahrungsfristen:

Im traditionellen Dokumentenmanagement kostet die Archivierungspflicht sowohl personelle, zeitliche sowie nicht zuletzt räumliche Ressourcen. Das papierlose, digitale Dokumentenmanagement ist auch in diesem Punkt wesentlich effektiver: Alle Dokumente sowie Daten und Information werden digital mit Hilfe von Dokumentenvorlagen erstellt, müssen daher nicht mühsam hinterher eingescannt werden, um sie online speichern zu können. Weder müssen Papiere sortiert, abgeheftet und eingelagert werden, noch bedarf es langer Vorbereitung sich einen Vorgang später noch einmal anzusehen. Auch wechselnde Mitarbeiter können so Transportdokumentation, die sie zuvor nicht betreut haben, leicht finden und bearbeiten.

Rechtliche Bedingungen: digital gleich analog

Bei innerdeutschen Verkehren ist nach HGB § 408 Absatz 3 ein elektronischer Frachtbrief dem analogen Frachtbrief gleichgestellt. Wer ein papierloses Dokumentenmanagement wie das von Frachtraum nutzt, für den entfällt daher die Pflicht, den Frachtbrief in Papierform auszudrucken. Das gilt allerdings nicht für den CRM-Frachtbrief, der im grenzübergreifenden Straßengüterverkehr Pflicht ist. Zwar wird von Verbänden und Interessensgruppen bereits seit der Jahrtausendwende ein digitaler CRM-Frachtbrief gefordert, doch zeigt die Berliner Politik bislang wenig Neigung dazu, den im Rahmen der Zukunftsinitiative Industrie 4.0 gemachten Versprechungen zumindest in diesem Bereich schon einmal nachzukommen. Blickt man auf die immensen Vorteile des papierlosen Dokumentenmanagements im Straßengüterverkehr, dürfte aber auch das nur noch eine Frage der Zeit sein.

Fazit

Vor allem für verladende Unternehmen bringt das papierlose Dokumentenmanagement etliche Effizienzgewinne. Transporte können einfach online gebucht werden. Nahezu alle für den Transport notwendigen Dokumente werden digital an einem Ort erstellt, bearbeitet und auch abgelegt. Schon im Anlegen des Vorgangs wird dessen Archivierung quasi miterledigt. Das Anfertigen, Aushändigen und spätere Abheften der Dokumente in Papierform entfällt weitestgehend (mit der Perspektive, dass in naher Zukunft ganz auf die Papierform verzichtet werden kann). Telefonate und Faxe werden auf ein Minimum reduziert. Im digitalen Transportjournal sind zudem alle Belade- und Lieferavis des LKWs in Echtzeit dokumentiert, sodass alle Vorgänge jederzeit transparent sind. Rechnungen können ebenfalls online erstellt und versandt werden, sodass auch bei der Rechnungsbearbeitung Kosten eingespart werden. Nach erfolgreichem Abschluss des Transportes finden sich auch Jahre nach dem Vorgang noch alle Informationen an einem Platz.