Die Missachtung von Compliance (deutsch: "Regelkonformität") kann Firmen teuer zu stehen kommen. Das erleben derzeit gerade Europas LKW-Hersteller. 2016 verhängte EU-Wettbewerbskommissarin Margrethe Vestager insgesamt 2,9 Milliarden Euro Bußgelder an LKW-Hersteller, nachdem das sogenannte LKW-Kartell aufgeflogen war.

Zu dieser Summe addieren dürften sich noch Schadensersatzzahlungen an geschädigte Käufer im dreistelligen Millionenbereich – inklusive langwieriger, kräftebindender Prozesslawine. Werden Vorschriften nicht eingehalten, steigen die damit verbundenen Ausgaben im Schnitt um 250 Prozent. Das gilt sowohl für Konzerne wie KMU. Compliance spart letztlich also Geld, ist jedoch nicht umsonst zu haben.

Frachtraum hat sich für Sie angesehen, was zu tun ist, um ein wirksames Compliance Management-System im Unternehmen zu etablieren.

Compliance sorgt dafür, dass bei Geschäften alles sauber abläuft. READMORE Saubere Geschäfte sorgen nicht nur für ein gutes Gewissen, sondern sparen letztlich auch Geld. Photo by Pan Xiaozhen on Unsplash

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Compliance gehört in der Transport- und Logistikindustrie längst zum Standard

Das ist das Ergebnis der alle vier Jahre durchgeführten Studie zum Thema "Wirtschaftskriminalität und Compliance – Transport und Logistik" der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC). Demnach besaßen 2016 bereits 80 Prozent der befragten Logistik-Unternehmen ein Compliance-Management-System, das vor allem die Deliktfelder Datenschutzverletzungen und Korruption abdeckte. Gegenüber 2012 sank die Zahl der Korruptionsfälle von 14 Prozent auf 7 Prozent, auch die Zahl der Verdachtsfälle nahm ab – von 26 Prozent auf nur noch 14 Prozent.

Ein branchentypisches Vergehen der Logistik- und Transportindustrie hingegen sind nach wie vor Preisabsprachen. Während der durchschnittliche Anteil von Kartelldelikten aller Branchen lediglich bei 5 Prozent liegt, sind es in der Transportbranche derzeit 16 Prozent (und damit sogar 3 Prozent mehr als 2012). Die Verwendung einer Compliance-Software hilft zwar in aller Regel, etwa mögliche Steuerstraftaten oder Steuerverordnungswidrigkeiten früh zu entdecken, allerdings schafft eine Software-Lösung allein keine transparenten Strukturen. Diese erfordern neben einer gezielten Schulung der Mitarbeiter auch Hinweisgebersysteme sowie unabhängige Prüfungen durch Dritte.

Compliance ist unverzichtbarer Teil der Corporate Governance

Compliance Management ist eine direkte Folge des amerikanischen Rechtssystems, das Regelverstöße nicht nur mit Strafen ahndet, sondern auch hohe Wiedergutmachungszahlungen vorsieht. Rechtsverstöße sorgen in den USA schon lange für hohe Strafzahlungen. Im Zuge der in den 70er Jahren aufkommenden Globalisierung (vor allem im Bereich Finanzdienstleister) übertrugen mehr und mehr europäische Firmen amerikanische Compliance-Standards auch auf ihre Heimatmärkte. 1998 trat in Deutschland mit dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) auch hierzulande ein Gesetz in Kraft, das die ordnungsgemäße Unternehmensführung (Corporate Governance) in Deutschland verbessern soll.

Das KonTraG betrifft nicht nur Aktien- und Kommanditgesellschaften, sondern auch viele GmbHs. In der Rechtsprechung übt das Gesetz zudem eine unübersehbare Ausstrahlwirkung aus. Auch kleine und mittlere Betriebe können sich vor Gerichten nicht mehr damit herausreden, sich keine eigene Compliance-Abteilung leisten zu können. Corporate Governance ist schlicht zu einem Maßstab geworden, an dem sich Firmen messen lassen müssen. So gesehen, ist Compliance Teil eines rechtlichen Risikomanagements. Es trägt dazu bei, Risiken und Unwägbarkeiten zu minimieren.

Auftraggeber schaffen in der Logistik den größten Compliance-Druck

Doch nicht nur der Gesetzgeber erhöht den Druck, Compliance-Systeme einzuführen. Gerade größere Transport- und Logistikunternehmen müssen gegenüber Großkunden ein funktionierendes CMS nachweisen, um Aufträge zu erhalten. Rund die Hälfte aller Unternehmen der Transport- und Logistikwirtschaft unterschreibt schon heute regelmäßig Verträge mit Haftungsklauseln bei Compliance-Verstößen oder zumindest allgemeinen Verpflichtungserklärungen zur Compliance.

Neben den Auftraggebern erhöhen auch Banken und Versicherer den Druck auf Unternehmen, ein Compliance Management zu betreiben. Ist ein CMS vorhanden, verbessert das automatisch das Rating des Betriebs, was in der Regel Vorteile bei Finanzierungsangeboten nach sich zieht.

Trotz des erhöhten Compliance-Drucks ist es bemerkenswert, dass Zertifizierungen von CMS in der Logistikbranche noch eher die Ausnahme sind. Nur rund die Hälfte der Betriebe weiß überhaupt, dass es Zertifizierungen wie die des IDW PS 980 gibt. Der 2014 eingeführte internationale Standard für CMS ISO 19600 ist sogar nur 38 Prozent aller Transportunternehmen bekannt. Mit Blick auf die digitale Zukunft der Branche, die viele kurzfristige Allianzen bringen wird, ist dieses Zertifizierungsniveau sicherlich viel zu niedrig.

Compliance muss im Unternehmen gelebt werden

Die in der Logistikbranche am weitesten verbreitete Compliance-Maßnahme ist die Schulung der Mitarbeiter über Vorschriften und Gesetze, insbesondere die Vermittlung kartellrechtlicher Kenntnisse für mögliche Kartellrechtsverstöße. Compliance-Experten stehen Schulungen hingegen etwas skeptischer gegenüber – zumindest, wenn die Compliance-Kultur des Unternehmens allein auf ihnen beruhen soll. Wesentlich wirksamer sind nämlich Hinweisgebersysteme. Größeren Firmen wird daher empfohlen, Ombudsmänner/-frauen im eigenen Betrieb zu benennen, an die sich Mitarbeiter wenden können, wenn sie Verstöße entdecken.

Für Whistleblower sollte es zudem eine Anonymitäts-Garantie geben. Wer Verstöße meldet, muss sich sicher sein können, dass sich aus der Meldung keine nachteiligen arbeitsrechtlichen Konsequenzen ergeben. Kleineren Betrieben, die sich keine eigene Compliance-Abteilung leisten können, wird empfohlen, sich zumindest die Dienste eines Wirtschaftsprüfers oder Rechtsanwalts als unabhängigen Compliance-Berater zu sichern. Schließlich entspricht es der Natur der Sache, dass die eigenen Mitarbeiter es am ehesten mitbekommen, wenn Kollegen verbotene Preisabsprache treffen oder gar der Verlockung der Vorteilsnahme erliegen (sich also bestechen lassen).

Compliance bedarf immer auch der Überprüfbarkeit von Vorgängen. Eine durchgängige, systematische Dokumentation aller Vorgänge gehört daher ebenfalls zu den Grundbedingungen, die erfüllt sein müssen, um die Regelkonformität im Unternehmen zu gewährleisten. Transparenz und damit eine breite Zugänglichkeit zu Dokumenten ist für die Compliance sicher gut, jedoch nicht in allen Bereichen möglich oder wünschenswert, zumal hier immer auch Datenschutzrechte zu beachten sind.

Was bei der Einführung von CMS zu beachten ist

Compliance-Management-Systeme sind notgedrungen offene Systeme, die sich sowohl den Veränderungen des Marktes als auch des eigenen Betriebes flexibel anpassen müssen. Dies gilt es schon bei der Einführung eines CMS zu beachten. Empfohlen wird daher, folgende sechs Schritte immer wieder zu durchlaufen:

Wie sollten Chefs auf Compliance-Verstöße reagieren?

Manager und Chefs profitieren unmittelbar davon, wenn Mitarbeiter ihnen Compliance-Verstöße anzeigen. Denn in der Regel muss sich im Schadensfall nicht nur das Unternehmen gegenüber Behörden beantworten, sondern auch das Management. Wurden in der Vergangenheit etwa Schmiergeldzahlungen als Betriebsausgaben gewinnmindernd geltend gemacht, muss dies bei bereits abgegebener Steuererklärung berichtigt werden. Unterbleibt diese Berichtigung, begeht das Management Steuerhinterziehung durch Unterlassen. Versicherungen treten in der Regel nur ein, wenn nicht vorsätzlich strafbar gehandelt wurde.

Umgekehrt gilt aber auch: Wer Verstöße etwa gegen das Kartellrecht frühzeitig meldet, profitiert in der Regel von Kronzeugenprogrammen und kommt im günstigsten Fall oft sogar straffrei davon.

Verstoßen Mitarbeiter gegen Compliance-Vorschriften sollte dies mit klaren Konsequenzen geahndet werden. Das Arbeitsrecht sieht dafür eine ganze Palette an Maßnahmen vor, die von der Ermahnung über Abmahnung, der Versetzung bis hin zur Kündigung (ordentlich oder fristlos) reichen kann. Wurde das Unternehmensvermögen geschädigt, ist das Unternehmen zudem dazu verpflichtet, Schadenersatzansprüche zu stellen.